EHF eller PDF-faktura – hva er forskjellen?
«Kan du sende fakturaen som EHF?»
Hvis du har fått denne beskjeden fra en kunde, er du ikke alene. Mange små bedrifter og enkeltpersonforetak sender vanligvis fakturaer som PDF på e-post, og blir først kjent med EHF når en kunde – ofte en kommune eller en større bedrift – krever det.
Da oppstår spørsmålet:
Hva er egentlig forskjellen på en PDF-faktura og en EHF-faktura?
Svaret er enklere enn mange tror. Begge inneholder den samme informasjonen, men måten de leveres og behandles på er helt forskjellig.
PDF og EHF inneholder den samme fakturaen
En vanlig misforståelse er at EHF er en annen type faktura.
Det stemmer ikke.
En EHF-faktura inneholder de samme opplysningene som en PDF:
- Fakturanummer
- Kundenavn
- Organisasjonsnummer
- Dato
- Forfallsdato
- Produkter eller tjenester
- MVA
- Totalbeløp
Forskjellen ligger i hvordan informasjonen sendes og behandles.
Hva er en PDF-faktura?
En PDF-faktura er et dokument som sendes som vedlegg til en e-post.
For mottakeren ser den ut omtrent som et ark papir – bare digitalt.
Selv om mange økonomisystemer kan lese PDF-er, må de ofte kontrolleres manuelt. Det øker risikoen for feil og tar mer tid.
Hva er en EHF-faktura?
En EHF-faktura er ikke laget for mennesker – den er laget for datasystemer.
I stedet for et dokument sendes fakturainformasjonen som strukturerte data gjennom Peppol-nettverket, slik at mottakerens økonomisystem kan lese og registrere fakturaen automatisk.
Er du usikker på hva EHF er? Les vår guide Hva er EHF?.
Den viktigste forskjellen
| PDF-faktura | EHF-faktura |
|---|---|
| Sendes på e-post | Sendes via Peppol-nettverket |
| Leses av mennesker | Leses av økonomisystemer |
| Kan kreve manuell registrering | Registreres automatisk |
| Større risiko for feil | Færre registreringsfeil |
| Kan sendes til alle | Kan bare sendes til mottakere som støtter EHF |
Et praktisk eksempel
Du driver et enkeltpersonforetak og skal fakturere en kommune.
Du sender en PDF-faktura på e-post.
Noen minutter senere får du svar:
«Vi kan dessverre ikke motta PDF-fakturaer. Faktura må sendes som EHF.»
Du trenger ikke lage en ny faktura. Innholdet er det samme – forskjellen er at fakturaen må sendes elektronisk gjennom EHF-formatet.
Hvorfor krever kommuner EHF?
Kommuner, statlige virksomheter og mange større selskaper mottar tusenvis av fakturaer hvert år.
Hvis alle disse måtte registreres manuelt, ville det krevd betydelig mer administrasjon.
Med EHF skjer registreringen automatisk.
Det sparer både tid og penger, samtidig som risikoen for feil reduseres.
Når holder det med PDF?
PDF er fortsatt en god løsning når mottakeren aksepterer det.
Mange små bedrifter og privatkunder foretrekker fortsatt PDF på e-post.
Det er først når kunden krever EHF at du må sende fakturaen elektronisk.
Når må du bruke EHF?
Du bør sende EHF når kunden ber om det.
Dette gjelder ofte:
- Kommuner
- Fylkeskommuner
- Statlige virksomheter
- Universiteter
- Store private selskaper
Les også vår guide Hvordan sende faktura til kommune eller stat.
Må jeg kjøpe et regnskapsprogram?
Nei.
Mange tror de må kjøpe et komplett økonomisystem for å sende én EHF-faktura.
Det stemmer ikke.
Hvis du bare sender noen få EHF-fakturaer i året, kan en spesialisert løsning være både enklere og billigere.
Send EHF uten abonnement
Med SendEHF kan du sende EHF-fakturaer uten å kjøpe et regnskapsprogram.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Støtter faktura og kreditnota
- Levering gjennom Peppol
Hva bør du velge?
Det er egentlig ikke et spørsmål om hva som er "best".
Det handler om hva mottakeren krever.
- Hvis kunden aksepterer PDF, kan du fortsette å sende PDF.
- Hvis kunden krever EHF, må fakturaen sendes elektronisk.
Har du mange kunder med ulike krav, kan det være nyttig å kunne sende begge deler.
Oppsummering
En PDF-faktura og en EHF-faktura inneholder den samme informasjonen. Den store forskjellen er hvordan fakturaen leveres og behandles.
PDF sendes som et dokument på e-post, mens EHF sendes som strukturerte data gjennom Peppol-nettverket.
Hvis en kunde krever EHF, trenger du ikke nødvendigvis et regnskapsprogram. Med SendEHF kan du sende EHF-fakturaer raskt og enkelt – uten abonnement.