Hva er EHF? En enkel forklaring på elektronisk faktura
Hvis du har fått beskjed om at en kunde ønsker å motta en EHF-faktura, er du ikke alene om å lure på hva det betyr.
Mange små bedrifter og enkeltpersonforetak møter begrepet EHF første gang når de skal fakturere en kommune, en statlig virksomhet eller en større bedrift. Da holder det ofte ikke lenger å sende en vanlig PDF-faktura på e-post.
Heldigvis er EHF enklere å forstå enn mange tror.
I denne guiden forklarer vi hva EHF er, hvordan det fungerer, hvem som må bruke det og hvordan du kan sende EHF-fakturaer – også uten et regnskapsprogram.
Hva betyr EHF?
EHF står for Elektronisk handelsformat og er den norske standarden for elektroniske handelsdokumenter, blant annet fakturaer og kreditnotaer. Standarden gjør det mulig for ulike økonomisystemer å utveksle dokumenter automatisk uten manuell registrering.
I stedet for å sende en PDF på e-post sendes fakturainformasjonen som strukturerte data direkte til mottakerens økonomisystem.
Det betyr at fakturaen kan behandles automatisk uten at noen trenger å registrere opplysningene manuelt.
Hvorfor brukes EHF?
Tidligere ble de fleste fakturaer sendt som papir eller PDF.
Selv om PDF er enkelt å sende, må informasjonen ofte registreres manuelt hos mottakeren.
Det tar tid og øker risikoen for feil.
EHF løser dette ved å sende fakturaen i et standardisert format som økonomisystemene kan lese automatisk. Standarden er basert på europeiske spesifikasjoner og brukes bredt i både offentlig og privat sektor.
Fordelene er blant annet:
- Automatisk registrering
- Færre feil
- Raskere behandling
- Bedre sporbarhet
- Mindre manuelt arbeid
Hvordan fungerer EHF?
Selve prosessen er enklere enn mange tror.
- Du oppretter fakturaen.
- Fakturaen konverteres til EHF-format.
- Mottakeren identifiseres gjennom Peppol-infrastrukturen.
- Dokumentet sendes elektronisk.
- Mottakerens økonomisystem registrerer fakturaen automatisk.
Hele prosessen skjer vanligvis på noen få sekunder.
Du driver et enkeltpersonforetak og har levert tjenester til en kommune.
Du lager fakturaen akkurat som vanlig, men i stedet for å sende en PDF på e-post blir fakturaen sendt som EHF gjennom Peppol-nettverket.
Kommunens økonomisystem mottar fakturaen automatisk uten manuell registrering.
Hva er forskjellen på EHF og PDF?
En av de vanligste misforståelsene er at EHF og PDF er to forskjellige typer fakturaer.
Det er de egentlig ikke.
De inneholder den samme informasjonen – forskjellen er hvordan de sendes.
| PDF-faktura | EHF-faktura |
|---|---|
| Sendes på e-post | Sendes gjennom Peppol |
| Leses av mennesker | Leses av datasystemer |
| Kan kreve manuell registrering | Registreres automatisk |
| Passer de fleste mottakere | Brukes av mottakere som støtter EHF |
Les også vår guide EHF eller PDF-faktura – hva er forskjellen?.
Hvem må bruke EHF?
Hvis du leverer varer eller tjenester til offentlig sektor, vil du ofte måtte sende fakturaen som EHF.
Dette gjelder blant annet:
- Kommuner
- Fylkeskommuner
- Statlige virksomheter
- Universiteter
- Direktorater
Mange større private virksomheter krever også EHF fordi det gjør fakturahåndteringen mer effektiv.
Må jeg ha et regnskapsprogram?
Nei.
Dette er kanskje den vanligste misforståelsen.
Mange tror de må kjøpe et komplett regnskapsprogram bare for å sende én EHF-faktura.
Hvis du sender få fakturaer i året, kan en spesialisert EHF-tjeneste være et enklere alternativ.
Les mer i vår guide Sende EHF uten regnskapsprogram.
Hva er Peppol?
Peppol er nettverket som brukes til å transportere EHF-fakturaer mellom virksomheter.
Du kan tenke på EHF som selve fakturaen, mens Peppol er transportveien som sørger for at dokumentet kommer frem.
Les mer i vår guide Hva er Peppol?.
Hva er ELMA-registeret?
Før en EHF-faktura sendes, må systemet kontrollere at mottakeren kan motta elektroniske dokumenter.
Dette skjer gjennom mottakeroppslag i Peppol-infrastrukturen. I Norge omtales dette fortsatt ofte som ELMA-registeret.
Les mer i vår guide Hva er ELMA-registeret?.
Kan enkeltpersonforetak sende EHF?
Ja.
Et enkeltpersonforetak kan sende EHF på samme måte som et aksjeselskap.
Så lenge mottakeren kan motta EHF og du bruker en løsning som støtter sending, er prosessen den samme.
Les vår guide Kan enkeltpersonforetak sende EHF?.
Kom i gang med EHF på få minutter
Du trenger ikke et omfattende regnskapsprogram for å sende en EHF-faktura.
Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer direkte fra nettleseren.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Støtter faktura og kreditnota
- Levering gjennom Peppol
Oppsummering
EHF er den norske standarden for elektroniske fakturaer og andre handelsdokumenter.
I stedet for å sende en PDF sendes fakturainformasjonen som strukturerte data gjennom Peppol-nettverket. Dette gjør at mottakerens økonomisystem kan behandle fakturaen automatisk, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Hvis du skal fakturere en kommune, en statlig virksomhet eller en bedrift som krever EHF, trenger du ikke nødvendigvis et regnskapsprogram. Med SendEHF kan du sende EHF-fakturaer raskt og enkelt – uten abonnement.