Hva er EHF?
En enkel forklaring på elektronisk faktura
Hvis du har fått beskjed om at en kunde krever EHF-faktura, er du ikke alene om å lure på hva det egentlig betyr.
Mange små bedrifter og enkeltpersonforetak oppdager først EHF når de skal fakturere en kommune, en offentlig virksomhet eller en større bedrift. Da holder det ofte ikke å sende en vanlig PDF-faktura på e-post.
I denne guiden forklarer vi hva EHF er, hvordan det fungerer, hvem som må bruke det, og hvordan du kan sende EHF-fakturaer uten et omfattende regnskapsprogram.
Hva betyr EHF?
EHF står for Elektronisk handelsformat og er den norske standarden for elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter.
En EHF-faktura inneholder de samme opplysningene som en vanlig faktura, men informasjonen sendes som strukturerte data som kan leses automatisk av mottakerens økonomisystem.
Dette gjør fakturahåndteringen raskere, sikrere og mer effektiv enn tradisjonelle PDF-fakturaer.
Forskjellen mellom EHF og PDF-faktura
Mange tror at en PDF-faktura og en EHF-faktura er det samme. Det er de ikke.
En PDF-faktura er i praksis et dokument som må åpnes og behandles av et menneske.
En EHF-faktura er data som sendes direkte mellom systemer.
| PDF-faktura | EHF-faktura |
|---|---|
| Sendes på e-post | Sendes elektronisk gjennom Peppol |
| Manuell behandling | Automatisk behandling |
| Høyere risiko for feil | Mindre risiko for feil |
| Krever registrering hos mottaker | Kan behandles automatisk |
For mottakeren betyr dette mindre manuelt arbeid og raskere behandling av fakturaer.
Hvorfor brukes EHF?
EHF ble utviklet for å standardisere utvekslingen av elektroniske dokumenter mellom virksomheter.
Fordelene er mange:
- Mindre manuelt arbeid
- Færre feilregistreringer
- Raskere fakturabehandling
- Bedre sporbarhet
- Lavere administrative kostnader
- Mer effektiv økonomiflyt
Derfor har både offentlig sektor og mange private selskaper valgt å bruke EHF som standard.
Hvem må bruke EHF?
Offentlige virksomheter i Norge krever elektroniske fakturaer i standardisert format.
Dersom du fakturerer:
- Kommuner
- Fylkeskommuner
- Statlige virksomheter
- Offentlige foretak
må du som regel sende fakturaen som EHF.
Mange større private virksomheter stiller også samme krav.
Hvordan fungerer EHF?
Når du sender en EHF-faktura skjer følgende:
- Du oppretter fakturaen.
- Fakturaen konverteres til EHF-format.
- Dokumentet sendes gjennom Peppol-nettverket.
- Mottakerens økonomisystem mottar fakturaen automatisk.
- Fakturaen kan behandles uten manuell registrering.
Hele prosessen tar vanligvis bare noen få sekunder eller minutter.
Hva er Peppol?
Peppol er nettverket som brukes til å sende EHF-fakturaer.
Du kan tenke på Peppol som en digital motorvei for elektroniske forretningsdokumenter.
I stedet for å sende fakturaen via e-post sendes den gjennom et standardisert nettverk som sørger for sikker levering mellom virksomheter.
Peppol brukes i dag av millioner av virksomheter i Europa og resten av verden.
Hva er ELMA-registeret?
ELMA er registeret som brukes for å finne virksomheter som kan motta EHF-fakturaer.
Når du skal sende en faktura må systemet kontrollere om mottakeren er registrert for mottak av elektroniske dokumenter.
Hvis virksomheten finnes i registeret kan fakturaen leveres elektronisk.
Hvis den ikke finnes må du bruke en annen leveringsmetode.
Må jeg ha et regnskapsprogram for å sende EHF?
Dette er en av de vanligste misforståelsene rundt EHF.
Mange tror de må kjøpe et komplett regnskapssystem for å sende én eller noen få EHF-fakturaer.
I virkeligheten finnes det løsninger slik som SendEHF.no som lar deg opprette og sende EHF-fakturaer direkte i nettleseren uten abonnement eller omfattende oppsett.
Dette er ofte en enklere løsning for små bedrifter og enkeltpersonforetak som sender få fakturaer.
Kan enkeltpersonforetak sende EHF?
Et enkeltpersonforetak kan sende EHF på samme måte som et aksjeselskap.
Det viktigste er at mottakeren kan motta EHF og at tjenesten du bruker støtter sending gjennom Peppol.
Fordeler med EHF
For avsender:
- Profesjonell leveranse
- Rask levering
- Lavere risiko for feil
- Bedre sporbarhet
For mottaker:
- Automatisk registrering
- Mindre administrasjon
- Raskere behandling
- Færre feil i regnskapet
Kom i gang med EHF på få minutter
Du trenger ikke et omfattende regnskapsprogram for å sende en EHF-faktura.
Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer direkte fra nettleseren.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Støtter faktura og kreditnota
- Levering gjennom Peppol
Oppsummering
EHF er den norske standarden for elektroniske fakturaer og brukes av både offentlig sektor og private virksomheter.
I stedet for å sende en PDF på e-post sendes fakturaen som strukturerte data gjennom Peppol-nettverket. Dette gjør fakturabehandlingen raskere, sikrere og mer effektiv.
For mange små bedrifter og enkeltpersonforetak er EHF noe de først møter når en kunde krever det. Heldigvis trenger du ikke nødvendigvis et komplett regnskapsprogram for å sende EHF-fakturaer.
Med riktig løsning kan du sende elektroniske fakturaer til kommuner, offentlige virksomheter og bedrifter på en enkel måte – selv om du bare sender noen få fakturaer i året.