Hva er ELMA-registeret? Alt du trenger å vite
Hvis du skal sende en EHF-faktura for første gang, har du kanskje hørt om ELMA-registeret. Mange lurer på hva ELMA er, hvorfor det brukes, og om de selv må registrere seg.
Den korte forklaringen er at ELMA-registeret gjør det mulig å finne virksomheter som kan motta elektroniske fakturaer. Uten et slikt register ville det vært vanskelig å vite hvor en EHF-faktura skulle leveres.
I denne guiden forklarer vi hva ELMA-registeret er, hvordan det fungerer, hvem som må registrere seg og hvordan det henger sammen med Peppol og EHF.
Hva er ELMA-registeret?
ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister.
Navnet ELMA er fortsatt godt kjent i Norge og brukes ofte når man snakker om mottakerregisteret for EHF-fakturaer.
I dag skjer oppslag mot mottakere gjennom Peppol-infrastrukturen, men begrepet ELMA-registeret brukes fortsatt av mange virksomheter, regnskapsførere og systemleverandører.
Når du sender en EHF-faktura blir det automatisk kontrollert om mottakeren kan motta elektroniske dokumenter. Hvis mottakeren finnes, sendes fakturaen videre gjennom Peppol-nettverket.
Mange sier fortsatt «ELMA-registeret», selv om mottakeroppslag i dag skjer gjennom Peppol-infrastrukturen. Begrepet ELMA er derfor fortsatt svært vanlig og brukes i store deler av Norge.
Hvorfor finnes ELMA-registeret?
Tenk på ELMA som en telefonkatalog for elektroniske fakturaer.
Når du sender en e-post trenger du mottakerens e-postadresse.
Når du sender en EHF-faktura trenger systemet å vite:
- Kan virksomheten motta EHF?
- Hvilket aksesspunkt skal dokumentet sendes til?
- Hvilke dokumenttyper støttes?
Systemet gjør disse oppslagene automatisk før fakturaen sendes.
Hvordan fungerer ELMA?
Når du sender en EHF-faktura skjer følgende:
- Du oppretter fakturaen.
- Systemet søker opp mottakerens organisasjonsnummer.
- Det kontrolleres om virksomheten kan motta EHF.
- Mottakeren identifiseres gjennom Peppol-registeret.
- Fakturaen sendes videre gjennom Peppol-nettverket.
- Mottakeren mottar fakturaen direkte i sitt økonomisystem.
Hele prosessen skjer automatisk og tar vanligvis bare noen sekunder.
Må jeg registrere meg i ELMA?
Dette er et av de vanligste spørsmålene.
Svaret avhenger av om du skal sende eller motta EHF.
Hvis du bare skal sende EHF-fakturaer:
Nei.
Du trenger normalt ikke å registrere virksomheten din.
En tjeneste som SendEHF håndterer oppslag mot mottakerregisteret automatisk når du sender en faktura.
Hvis du ønsker å motta EHF-fakturaer:
Da må virksomheten registreres slik at andre kan finne deg når de sender elektroniske dokumenter.
Hvordan finner jeg ut om kunden kan motta EHF?
Normalt trenger du ikke gjøre dette manuelt.
Når du sender en faktura via SendEHF blir det automatisk kontrollert om mottakeren kan motta EHF.
Dersom virksomheten ikke er registrert, får du beskjed før fakturaen sendes.
Hva er forskjellen mellom ELMA og Peppol?
Dette er kanskje den vanligste misforståelsen.
| ELMA | Peppol |
|---|---|
| Register over mottakere | Nettverket som transporterer dokumentene |
| Brukes for å finne mottaker | Brukes for å levere fakturaen |
| Oppslag før sending | Transport etter oppslag |
En enkel huskeregel er:
ELMA finner mottakeren.
Peppol leverer fakturaen.
Vil du lære mer om Peppol? Les også vår guide Hva er Peppol?.
Hvilke virksomheter finnes i registeret?
De fleste offentlige virksomheter er registrert.
Dette gjelder blant annet:
- Kommuner
- Fylkeskommuner
- Statlige virksomheter
- Universiteter
- Direktorater
Mange private selskaper er også registrert for mottak av EHF.
Kan enkeltpersonforetak bruke EHF?
Et enkeltpersonforetak kan både sende og motta EHF på samme måte som et aksjeselskap.
Les også vår guide Sende EHF uten regnskapsprogram.
Hva skjer hvis mottakeren ikke finnes?
Dersom virksomheten ikke kan motta EHF, kan fakturaen ikke leveres elektronisk.
Da må du bruke en annen leveringsmetode dersom kunden aksepterer dette.
Fordeler med ELMA
- Automatiske mottakeroppslag
- Sikker levering av EHF-fakturaer
- Mindre risiko for feil
- Raskere fakturaflyt
- Standardisert kommunikasjon mellom virksomheter
Kom i gang med EHF på få minutter
Du trenger ikke et omfattende regnskapsprogram for å sende en EHF-faktura.
Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer direkte fra nettleseren.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Støtter faktura og kreditnota
- Levering gjennom Peppol
Oppsummering
ELMA-registeret gjør det mulig å finne virksomheter som kan motta EHF-fakturaer.
Selv om oppslag i dag skjer gjennom Peppol-infrastrukturen, brukes begrepet ELMA fortsatt av mange og er godt innarbeidet i Norge.
Hvis du bruker SendEHF, skjer alle oppslag automatisk. Du trenger bare å opprette fakturaen – resten håndteres i bakgrunnen.