Hva er Peppol? En enkel forklaring
Hvis du har sendt eller mottatt en EHF-faktura, har du sannsynligvis også vært innom begrepet Peppol.
Men hva er egentlig Peppol? Er det et program? Et register? En fakturatjeneste?
Den korte forklaringen er at Peppol er nettverket som brukes til å sende elektroniske forretningsdokumenter, blant annet EHF-fakturaer, mellom virksomheter.
I denne guiden forklarer vi hva Peppol er, hvordan det fungerer, hvorfor det brukes, og hvordan det henger sammen med EHF og ELMA.
Hva er Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) er et internasjonalt nettverk som gjør det mulig å sende elektroniske dokumenter mellom virksomheter på en sikker og standardisert måte.
Du kan tenke på Peppol som internett for elektroniske fakturaer.
I stedet for å sende en PDF på e-post, sendes fakturadataene gjennom Peppol direkte til mottakerens økonomisystem.
Dette gjør prosessen raskere, sikrere og mer effektiv.
Hva brukes Peppol til?
Peppol brukes til å sende flere typer elektroniske dokumenter.
De vanligste er:
- EHF-fakturaer
- Kreditnotaer
- Ordrebekreftelser
- Bestillinger
- Kataloger
I Norge er det først og fremst EHF-fakturaer som de fleste kommer i kontakt med.
Hvordan fungerer Peppol?
Når du sender en EHF-faktura skjer følgende:
- Du oppretter fakturaen.
- Systemet kontrollerer om mottakeren kan motta EHF.
- Mottakeren identifiseres gjennom Peppol-registeret.
- Fakturaen sendes gjennom Peppol-nettverket.
- Mottakerens økonomisystem mottar dokumentet automatisk.
Hele prosessen skjer normalt på få sekunder.
Hva er forskjellen mellom EHF og Peppol?
Dette er kanskje det vanligste spørsmålet.
| EHF | Peppol |
|---|---|
| Selve fakturaformatet | Nettverket som transporterer fakturaen |
| Inneholder fakturadata | Leverer dokumentet |
| Standard for elektroniske fakturaer | Standard for sikker utveksling |
En enkel huskeregel er:
EHF er innholdet.
Peppol er transporten.
Er du usikker på hva EHF er, anbefaler vi å lese vår guide Hva er EHF?.
Hva er forskjellen mellom ELMA og Peppol?
ELMA og Peppol brukes ofte sammen, men de har ulike oppgaver.
| ELMA | Peppol |
|---|---|
| Finner mottakeren | Sender dokumentet |
| Register over mottakere | Transportnettverk |
| Brukes før sending | Brukes under sending |
Du kan lese mer i vår guide Hva er ELMA-registeret?.
Hvorfor brukes Peppol?
Peppol gjør elektronisk fakturering enklere fordi alle bruker de samme standardene.
Fordelene er blant annet:
- Automatisk levering
- Høy sikkerhet
- Standardisert kommunikasjon
- Færre feil
- Raskere behandling
- Internasjonal kompatibilitet
Derfor benyttes Peppol av millioner av virksomheter over hele verden.
Hvem bruker Peppol?
I Norge brukes Peppol av:
- Kommuner
- Statlige virksomheter
- Fylkeskommuner
- Universiteter
- Regnskapsprogrammer
- Små og store bedrifter
Hvis du sender EHF-fakturaer til det offentlige, bruker du i praksis allerede Peppol.
Må jeg registrere meg i Peppol?
Nei, ikke nødvendigvis.
Hvis du kun skal sende EHF-fakturaer trenger du normalt ikke å gjøre noe selv.
Når du bruker SendEHF, håndteres kommunikasjonen mot Peppol automatisk.
Du trenger bare å opprette fakturaen og velge mottaker.
Hva er et Peppol-aksesspunkt?
Et aksesspunkt er en tjeneste som kobler virksomheter til Peppol-nettverket.
Du kan sammenligne det med en internettleverandør.
Du trenger ikke å vite hvordan infrastrukturen fungerer – aksesspunktet sørger for at dokumentene kommer frem til riktig mottaker.
Når du bruker SendEHF trenger du ikke å konfigurere dette selv.
Fordeler med Peppol
- Elektronisk levering av fakturaer
- Automatisk behandling hos mottaker
- Mindre manuelt arbeid
- Raskere fakturaflyt
- Internasjonal standard
- Sikker transport av dokumenter
Skal du sende EHF?
Du trenger ikke å forstå alle de tekniske detaljene rundt Peppol for å sende en EHF-faktura.
Med SendEHF håndteres oppslag, validering og sending automatisk.
Du oppretter fakturaen, velger mottaker og lar SendEHF gjøre resten.
Oppsummering
Peppol er nettverket som brukes til å sende EHF-fakturaer og andre elektroniske dokumenter mellom virksomheter.
Mens EHF beskriver hvordan fakturaen er bygget opp, sørger Peppol for at dokumentet kommer frem til riktig mottaker.
Hvis du bruker SendEHF, trenger du ikke å tenke på tekniske detaljer. Tjenesten håndterer hele prosessen automatisk slik at du kan fokusere på å sende fakturaen.