Hvordan sende faktura til kommune eller statlig virksomhet

Har du fått ditt første oppdrag for en kommune, fylkeskommune eller statlig virksomhet? Da har du kanskje oppdaget at det ikke holder å sende fakturaen som PDF på e-post.

Mange offentlige virksomheter krever nemlig at fakturaer sendes som EHF (Elektronisk handelsformat). For mange små bedrifter og enkeltpersonforetak er dette første gang de kommer i kontakt med elektronisk fakturering.

Heldigvis er det enklere enn mange tror.

I denne guiden forklarer vi hvordan du sender faktura til kommune eller statlig virksomhet, hvilke opplysninger du trenger, og hvordan du kan gjøre det uten et omfattende regnskapsprogram.

Hvorfor kan jeg ikke sende en vanlig PDF-faktura?

Offentlige virksomheter i Norge krever som hovedregel elektroniske fakturaer i EHF-format.

Grunnen er at EHF gjør det mulig å behandle fakturaer automatisk i økonomisystemene deres. Dette reduserer manuelt arbeid, sparer tid og minimerer risikoen for feil.

Dersom du sender en PDF-faktura når kunden krever EHF, vil fakturaen ofte bli avvist.

Hva er EHF?

EHF står for Elektronisk handelsformat og er den norske standarden for elektroniske fakturaer.

I stedet for å sende et dokument som må leses av mennesker, sendes fakturadataene direkte til mottakerens økonomisystem.

Hvis du er usikker på hvordan dette fungerer, kan du lese vår guide om hva EHF er.

Hvilke offentlige virksomheter krever EHF?

Du vil normalt måtte sende EHF-faktura dersom kunden er:

En kommune
En fylkeskommune
Et statlig direktorat
Et departement
Et universitet eller høyskole
Et offentlig foretak

Mange kommunale selskaper og interkommunale virksomheter har også tilsvarende krav.

Hvilke opplysninger trenger du?

Før du sender fakturaen bør du kontrollere at du har mottatt alle nødvendige opplysninger fra kunden.

Vanligvis trenger du:

Kundenavn
Organisasjonsnummer
Fakturadato
Forfallsdato
Beskrivelse av varer eller tjenester
MVA-informasjon

I tillegg krever mange offentlige virksomheter:

Referansenummer
Bestillernummer
Ansattnummer
Prosjektnummer
Ordrenummer

Dersom disse opplysningene mangler, kan fakturaen bli avvist selv om resten av fakturaen er korrekt.

Slik sender du faktura til kommunen

1. Opprett fakturaen

Registrer fakturainformasjonen på vanlig måte.

Kontroller spesielt at referansenummeret du har fått fra kommunen er korrekt.

2. Finn mottakeren

Kommunen må være registrert for mottak av EHF-fakturaer.

Normalt skjer dette automatisk når du søker opp virksomheten med organisasjonsnummer.

Les gjerne også vår guide om ELMA-registeret.

3. Send fakturaen som EHF

Fakturaen må konverteres til EHF-format og sendes gjennom Peppol-nettverket.

Dette kan gjøres gjennom et regnskapsprogram eller en dedikert EHF-tjeneste som SendEHF.

4. Motta leveringsbekreftelse

Når fakturaen er levert vil du normalt motta en bekreftelse på at dokumentet har kommet frem.

Hvis det oppstår feil får du beskjed slik at fakturaen kan korrigeres og sendes på nytt.

Må jeg ha et regnskapsprogram?

Mange tror at de må kjøpe et komplett regnskapsprogram for å sende én eller noen få fakturaer til det offentlige.

Det stemmer ikke.

Hvis du sender få fakturaer kan det være enklere å bruke en spesialisert EHF-tjeneste.

Hos SendEHF kan du sende EHF-fakturaer uten abonnement og uten å investere i et komplett økonomisystem.

Vanlige feil ved fakturering til kommunen

Her er de vanligste årsakene til at offentlige virksomheter avviser fakturaer:

Manglende referansenummer
Feil organisasjonsnummer
Feil bestillernummer
Manglende prosjektnummer
Feil MVA-behandling
PDF sendt i stedet for EHF

Den vanligste feilen er faktisk manglende referanseinformasjon.

Derfor bør du alltid kontrollere at du har fått riktig referansenummer fra kunden før du sender fakturaen.

Hvor lang tid tar det?

Når fakturaen først er sendt som EHF tar leveringen normalt bare noen få minutter.

Offentlige virksomheter mottar fakturaen direkte i sitt økonomisystem uten behov for manuell registrering.

Fordeler med EHF-fakturering til offentlig sektor

For deg som leverandør:

Profesjonell levering
Rask levering
Mindre risiko for feil
Bedre sporbarhet

For kunden:

Automatisk behandling
Mindre administrasjon
Raskere arbeidsflyt
Færre registreringsfeil

Kom i gang med EHF på få minutter

Du trenger ikke et omfattende regnskapsprogram for å sende en EHF-faktura.

Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer direkte fra nettleseren.

Ingen abonnement
Betal kun når du sender
Støtter faktura og kreditnota
Levering gjennom Peppol

Kom i gang med SendEHF →

Oppsummering

Hvis du skal fakturere en kommune eller statlig virksomhet må fakturaen som regel sendes som EHF.

For å lykkes trenger du riktig organisasjonsnummer, korrekt referanseinformasjon og en løsning som kan sende EHF gjennom Peppol-nettverket.

Du trenger ikke nødvendigvis et regnskapsprogram for å gjøre dette. Med SendEHF kan du sende EHF-fakturaer til kommuner og statlige virksomheter uten abonnement og uten komplisert oppsett.