Hvordan sende kreditnota som EHF
Har du sendt en EHF-faktura med feil beløp, feil kunde eller en vare som ikke skulle vært fakturert?
Da trenger du vanligvis ikke å slette fakturaen. I stedet oppretter du en kreditnota.
En kreditnota fungerer som en "negativ faktura" og brukes til å korrigere eller annullere en tidligere faktura. Hvis den opprinnelige fakturaen ble sendt som EHF, bør kreditnotaen normalt også sendes som EHF.
I denne guiden viser vi hvordan det fungerer og hva du bør passe på.
Hva er en kreditnota?
En kreditnota er et regnskapsdokument som reduserer eller nullstiller en tidligere faktura.
Den brukes blant annet når:
- Du har fakturert feil beløp.
- Du har sendt faktura til feil kunde.
- En vare er returnert.
- Et oppdrag er kansellert.
- Du ønsker å kreditere deler av en faktura.
En kreditnota er altså ikke det samme som å slette en faktura. Den dokumenterer endringen og sørger for at regnskapet blir korrekt.
Må kreditnota sendes som EHF?
Ja, som hovedregel bør du bruke samme kanal som den opprinnelige fakturaen.
Hvis kunden mottok fakturaen som EHF, forventer økonomisystemet også at kreditnotaen kommer som EHF.
Da blir dokumentene koblet sammen automatisk.
Du sender en EHF-faktura på 12 500 kroner til en kommune.
Etterpå oppdager du at én av fakturalinjene ikke skulle vært med.
I stedet for å sende en PDF eller be kunden ignorere fakturaen, sender du en EHF-kreditnota som korrigerer beløpet.
Hvordan fungerer en EHF-kreditnota?
En EHF-kreditnota sendes gjennom det samme Peppol-nettverket som en vanlig EHF-faktura.
Forskjellen er at dokumentet er merket som en kreditnota og viser hvilke beløp som skal krediteres.
Mottakerens økonomisystem kan dermed automatisk knytte kreditnotaen til den opprinnelige fakturaen.
Slik sender du en kreditnota som EHF
- Finn fakturaen som skal krediteres.
- Opprett en kreditnota med de riktige beløpene.
- Referer til den opprinnelige fakturaen dersom systemet støtter dette.
- Kontroller mottakerinformasjonen.
- Send kreditnotaen som EHF.
Hele prosessen tar vanligvis bare noen minutter.
Hva bør en kreditnota inneholde?
En kreditnota bør inneholde de samme opplysningene som en vanlig faktura.
- Kreditnotanummer
- Dato
- Kundenavn
- Organisasjonsnummer
- Beløp
- MVA
- Henvisning til den opprinnelige fakturaen
- Årsak til krediteringen
Jo tydeligere informasjonen er, desto enklere blir behandlingen hos mottakeren.
Vanlige feil
De vanligste feilene ved sending av kreditnota er:
- Kreditnota sendes som PDF mens fakturaen ble sendt som EHF.
- Feil fakturanummer refereres.
- Beløpet stemmer ikke med opprinnelig faktura.
- Kreditnota sendes til feil organisasjonsnummer.
Ved å kontrollere opplysningene før sending unngår du unødvendige forsinkelser.
Må jeg ha et regnskapsprogram?
Nei.
Mange tror at kreditnotaer bare kan sendes fra et komplett regnskapsprogram.
Det stemmer ikke.
Hvis du sender få EHF-fakturaer i året kan en spesialisert løsning være et enklere alternativ.
Send kreditnota som EHF uten abonnement
Med SendEHF kan du sende både EHF-fakturaer og kreditnotaer direkte fra nettleseren.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Levering gjennom Peppol
- Passer små bedrifter og enkeltpersonforetak
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg slette en sendt EHF-faktura?
Nei. Når fakturaen er levert til mottakeren kan den normalt ikke trekkes tilbake. Feil rettes ved å sende en kreditnota og eventuelt en ny korrekt faktura.
Kan jeg kreditere deler av en faktura?
Ja. En kreditnota kan gjelde hele eller deler av en tidligere faktura.
Kan jeg sende kreditnota til kommunen?
Ja. Hvis kommunen mottar EHF-fakturaer, bør også kreditnotaen sendes som EHF.
Oppsummering
En kreditnota brukes når en tidligere faktura må korrigeres eller annulleres.
Hvis den opprinnelige fakturaen ble sendt som EHF, bør kreditnotaen også sendes som EHF. Det gjør at mottakerens økonomisystem automatisk kan koble dokumentene sammen.
Med SendEHF kan du sende både EHF-fakturaer og kreditnotaer uten abonnement og uten å investere i et komplett regnskapssystem.