Sende EHF-faktura uten regnskapsprogram – komplett guide
Har du fått beskjed om at en kunde krever EHF-faktura, men du har ikke et regnskapsprogram som støtter det?
Da er du langt fra alene.
Mange enkeltpersonforetak, konsulenter, håndverkere og små bedrifter oppdager først behovet for EHF når de skal fakturere en kommune, offentlig virksomhet eller en større bedrift. Da oppstår ofte spørsmålet:
Må jeg kjøpe et regnskapsprogram bare for å sende én EHF-faktura?
Heldigvis er svaret nei.
Det finnes løsninger som lar deg sende EHF-fakturaer uten abonnement, uten komplisert oppsett og uten å investere i et komplett økonomisystem. En slik løsning er SendEHF, hvor du kun betaler for fakturaene du sender.
Hva er EHF?
EHF står for Elektronisk handelsformat og er den norske standarden for elektroniske fakturaer.
I motsetning til en PDF-faktura som sendes på e-post, sendes en EHF-faktura som strukturerte data direkte til mottakerens økonomisystem. Dette gjør at fakturaen kan behandles automatisk uten manuell registrering.
Dersom du er usikker på hvordan EHF fungerer, anbefaler vi også å lese vår guide om hva EHF er.
Hvorfor krever kunder EHF?
Offentlige virksomheter har i mange år stilt krav om elektroniske fakturaer. Stadig flere private virksomheter følger samme praksis fordi det reduserer administrasjon og risikoen for feil.
Fordeler med EHF:
- Automatisk registrering hos mottaker
- Færre feil i fakturabehandlingen
- Raskere arbeidsflyt
- Bedre sporbarhet
- Mindre manuelt arbeid
For mottakeren er dette betydelig mer effektivt enn å motta PDF-fakturaer på e-post.
Trenger jeg et regnskapsprogram?
Dette er kanskje den største misforståelsen rundt EHF.
Mange tror at de må kjøpe et komplett regnskapssystem for å kunne sende en elektronisk faktura. Det stemmer ikke.
Hvis du sender få fakturaer i året, kan det være unødvendig å betale for et abonnement på et økonomisystem som du ellers ikke trenger.
En dedikert EHF-tjeneste kan være både enklere og billigere.
Hvem passer dette for?
Å sende EHF uten regnskapsprogram passer spesielt godt for:
- Enkeltpersonforetak
- Konsulenter
- Frilansere
- Håndverkere
- Små bedrifter
- Virksomheter som sender få EHF-fakturaer
Hvis du kun sender noen få fakturaer til kommuner eller større selskaper i løpet av året, er det ofte mer økonomisk å betale per sending enn å ha et løpende abonnement.
Slik sender du EHF uten regnskapsprogram
Prosessen er enklere enn mange tror.
1. Opprett fakturaen
Du registrerer de samme opplysningene som på en vanlig faktura:
- Kundenavn
- Organisasjonsnummer
- Fakturanummer
- Forfallsdato
- Vare- eller tjenestelinjer
- MVA
2. Finn mottakeren
Mottakeren må være registrert for å kunne motta EHF.
Normalt skjer dette automatisk ved oppslag på organisasjonsnummer.
3. Send fakturaen
Fakturaen konverteres til korrekt EHF-format og sendes gjennom Peppol-nettverket til mottakerens økonomisystem.
4. Motta bekreftelse
En god EHF-løsning gir deg beskjed når dokumentet er levert eller hvis det oppstår en feil underveis. SendEHF sender bekreftelse på levering via e-post.
Hvorfor velger mange SendEHF?
For små virksomheter er ofte enkelhet viktigere enn avanserte funksjoner.
Hos SendEHF kan du:
- Sende fakturaer og kreditnotaer i EHF-format
- Betale kun for det du sender
- Unngå abonnementsavgifter
- Komme i gang på få minutter
- Motta leveringsbekreftelser
- Laste opp vedlegg sammen med fakturaen
Tjenesten er laget for virksomheter som trenger å sende EHF, men som ikke har et eget system som støtter dette.
Vanlige feil ved sending av EHF
Her er noen av de vanligste problemene:
- Feil organisasjonsnummer
- Mottakeren er ikke registrert for EHF
- Manglende referansenummer
- Feil MVA-behandling
- Ufullstendig fakturainformasjon
Spesielt kommuner og større selskaper krever ofte referansenummer eller bestillingsnummer. Mangler disse kan fakturaen bli avvist.
Hva koster det?
Hos SendEHF betaler du kun for utsendelsene og slipper faste månedskostnader. Dette gjør tjenesten spesielt attraktiv for virksomheter som sender få fakturaer.
Kom i gang med EHF på få minutter
Du trenger ikke et omfattende regnskapsprogram for å sende en EHF-faktura.
Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer direkte fra nettleseren.
- Ingen abonnement
- Betal kun når du sender
- Støtter faktura og kreditnota
- Levering gjennom Peppol
Oppsummering
Du trenger ikke et regnskapsprogram for å sende EHF-fakturaer.
Hvis du sender få fakturaer i året kan en spesialisert EHF-tjeneste være en enklere og mer kostnadseffektiv løsning.
Med SendEHF kan du opprette og sende EHF-fakturaer på få minutter, uten abonnement og uten komplisert oppsett. Du betaler kun når du faktisk sender et dokument.